В деловых материалах часто приходится приводить цифры. Таблицы воспринимаются визуально труднее, чем текст. Поэтому, приводя числовые данные, следует обратить внимание на способ их выделения, расположение, логику порядка строчек и столбцов. Более предпочтительны в деловых материалах диаграммы, графики.
Требования к содержанию служебного документа:
• точность и ясность изложения мыслей;
• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз;
• краткость, лаконичность, немногословие, отсутствие пустых фраз;
• грамотность;
• корректность.
Унификация документов необходима с экономической точки зрения (сокращение труда на составление документа), правовых требований, с технических позиций, с психологической точки зрения (ориентация читателя).
Рекомендации к оформлению корреспонденции
1. Постарайтесь разместить письмо на одной странице.
2. В первых фразах постарайтесь указать точно, о чем письмо.
3. В заключительной фразе – суммируйте кратко вышесказанное.
4. Используйте подчеркивание или выделение шрифтом нескольких ключевых слов или одной-двух ключевых фраз.
5. Излагайте содержание ясно и однозначно.
6. Формулируйте предложение с позиции заинтересованности получателя.
7. Используйте только лучшую бумагу.
8. Не допускайте помарок и подчисток.
9. Безжалостно редактируйте текст.
10. Не пишите письмо, если не знаете точно, чего сами хотите.
11. Помните, что письмо может храниться у адресата длительное время.
Бюрократические приемы в письме
Бюрократия – пренебрежение к существу дела ради соблюдения формальностей.
Типовое начало: «В связи с разъяснением технического отдела 15/78 по приказу директора комбината 479, уточняющего инструкцию министерства 236 по постановлению правительства 511, раскрывающего закон, принятый ранее, мы, к сожалению, не .»
Типовые термины бюрократии, которые следует воспринимать несколько иначе:
• оптимизировать – это означает усложнять дела, затемнять суть;
• приемлемый – обеспечивающий интересы своих людей;
• спорное – решение, которое не нравится;
• спецканал – распространение в обход закона;
• углубить – простые вещи прикрыть сложной терминологией;
• упорядочить – добавить сведения, позволяющие себя обезопасим;
• не в полной мере адекватно – неправда, ложь;
• факты говорят – подбор фактов, оправдывающих действия.
Типовые приемы бюрократии, позволяющие затянуть дело:
1. Ваш запрос напечатан не на бланке.
2. Нет необходимых виз на вашем документе.
3. Необходимы справки, подтверждающие этот документ.
4. Вам нужно согласовать это в других подразделениях.
5. У меня нет времени.
6. Приходите на следующей неделе.
Письмо-отказ
Писать письма-отказы тяжело, но нельзя это откладывать. Вы постоянно будете возвращаться к этому, отвлекаться от текущих дел. Проявите свою интеллигентность и профессиональную компетентность и сформулируйте отказ.
Письмо-отказ надо сформулировать так, чтобы смягчить удар по самолюбию получателя. Можно начать письмо позитивно, обнадеживающе, пожелать удачи. Недопустимо использовать формулировки типа «ваша некомпетентность», «вы должны знать», «кроме ваши просьб у нас тысячи проблем» и т. п. Четко аргументируйте отказ объективными условиями. Отметьте, что вы сожалеете, но вынуждены отказать. Вежливо попрощаетесь.