Мое меню

Типовая структура служебного документа

• неопределенность информации;

• неудачное представление сведений;

• неспособность партнера воспринимать информацию.

Большая часть деловой информации менеджера – это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные журналы и книги, деловые документы.

Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма: короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации: письма, служебные записки, доклады, сопроводительные письма, приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего.

Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок – это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или «шапка» письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату.

Официальные письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации).

Письмо-запрос:

Сопроводительное письмо:

• причины,

• сообщение о высылаемом;

побудившие просьбу;

• уточняющие сведения;

• изложение просьбы;

• готовность к сотрудничеству.

• ожидаемый результат;

Приказ:

• готовность к сотрудничеству.

• распорядительная часть;

• предписывающая часть;

Письмо-ответ:

• способ контроля;

• повторение просьбы;

• информируемые подразделения.

• причины

Служебная инструкция:

принимаемого решения;

• общая часть;

• констатация решения.

• функции;

Служебное письмо:

• обязанности;

• актуальность запроса;

• права;

• содержание запроса;

• взаимоотношения;

• ожидаемый результат;

• ответственность;

• гарантии.

• оценка работы.

Перейти на страницу: 1 2 3