По передаточной ведомости осуществляется передача грузов водным транспортом к железной дороге и обратно. Передаточная ведомость ГУ-12 составляется сдающей стороной в 4-х экземплярах, из которых 2 – для водного транспорта, 2 – для железной дороги. Передаточные ведомости предъявляются:
1. на грузы, погруженные портом в поданные вагоны – в момент передачи железнодорожной станцией груженых вагонов вместе с перевозочными документами;
2. на грузы, не отгруженные портом вследствие неподачи железнодорожной станцией вагонов по заявке порта - немедленно после окончания отчетных суток, но не позднее 20 часов;
3. нагруженные вагоны, передаваемые железнодорожной станцией порту под разгрузку – одновременно с подачей вагонов к местам разгрузки;
4. нагруженные вагоны, не принятые портом по уведомлению станции – немедленно после окончания отчетных суток, но не позднее 20 часов.
В пунктах 2 и 4 передаточная ведомость является документом, удостоверяющим наличие груза подготовленного к передаче. В этих случаях ответственность за сроки доставки не принятого груза с 0 часов следующих календарных суток возлагается на принимающую сторону. На всех экземплярах передаточной ведомости сдающая и принимающая стороны обязаны расписаться и наложить штемпелем с календарным днем предъявления передаточной ведомости.