Все имеющиеся в организации информационные системы являются результатом реализации принятой в ней информационной политики
.
Реальное создание организации, ориентированной на эффективную работу с информацией, происходит только тогда, когда политика в области информационных технологий рассматривается руководством в качестве естественного элемента деятельности и жизни организации и соответствующим образом сознательно управляется.
Информационная политика предприятия носит прежде всего концептуальный характер и являет собой комплекс мероприятий по созданию информационных технологий и использованию ресурсов, а также по обеспечению информацией всех составляющих организации.
Согласно исследованию Т.Давенпорта и др., существует пять основных типов информационной политики в организациях. Три из них - "технократический утопизм", "анархия" и "феодализм" – являются менее продуктивными, чем две другие формы – "монархия" и "федерализм". При этом для оценки продуктивности использовались четыре критерия:
1. Общность языка и представлений об информационных объектах 2. Степень доступности важной информации 3. Качество информации: актуальность, точность и релевантность 4. Эффективность управления информацией Таблица моделей информационной политики.
|
Модель информационной политики |
Характеристики |
|
Технократический утопизм |
Сильно полагающийся на технологии подход к управлению информацией, сфокусированный на категоризации, создании детальных и полных моделей информационных объектов, внедрении самых новых и новейших технологий в области аппаратного и программного обеспечения, попытка создания сверхдетального описания информационной модели разрабатываемой системы. Первую скрипку всегда играют "технические эксперты". |
|
Анархия |
Полное отсутствие какой-либо централизованной политики в области информатизации, предоставление сотрудников самим себе с точки зрения получения и управления собственной информацией. |
|
Феодализм |
Управление информацией отдано на откуп разным департаментам, отделам и функциональным подразделениям, которые самостоятельно определяют свои информационные потребности и передают на верхний уровень организации некоторые ограниченные отчеты. |
|
Монархия |
Определение информационных категорий и структур отчетности осуществляется централизовано высшим руководством организации, которое может сознательно решить, будет ли оно делиться этой информацией со структурными подразделениями. |
|
Федерализм |
Этот подход к управлению информации основан на консенсусе и соглашениях о ключевых элементах информации, форматах обмена данными между основными подразделениями, отчетов и их структурах. Подразделения обмениваются информацией в результате стремления создать нечто целое, большее чем составляющие части. |
1. Как было сказано выше, только две модели – монархия или федерализм – являются по настоящему продуктивными.2. Необходимо осознавать реальность существования разных моделей и выбрать именно ту одну, которая в наибольшей степени соответствует культуре организации. Выбор нескольких смешанных моделей только ухудшает ситуацию.
3.Необходимо проповедовать технологический реализм, создавая системы, в которых информация объединена в блоки, приемлемые для анализа сотрудниками по объему, а технологическая и программная платформа должна быть общедоступна внутри организации.4. Поскольку информатизация и политика организации тесно связаны, необходимо выбирать руководителей отделов и департаментов информационных технологий, которые являются не только техническими экспертами, но и обладают соответствующими политическими навыками.5. Необходимо избегать построения "информационных империй": информация – это средство власти, поэтому централизация всей ответственности за сбор, поддержание и интерпретацию информации в руках одного человека, независимо от его должности, может создать серьезные проблемы.[9]
Таким образом, информация для деятельности любой организации является не менее важной составляющей, чем принятие решения, мотивация или, скажем, планирование. Ведь правильность действия на каждом из управленческих этапов зависит от правильности информации, ее адекватности и полноты. А значит, для обеспечения эффективной деятельности предприятия руководитель должен побеспокоиться о наличии точных данных, на основе которых будут выполняться все последующие функции.