Навыки и задачи менеджмента имеют одну общую задачу: помочь организовать работу других людей для выполнения текущих задач. Теории менеджмента и модные тенденции приходят и уходят. Большинство этих теорий (и даже некоторые из модных увлечений) содержат в себе нечто полезное для менеджмента. Однако навыки и задачи, которые мы рассмотрим в этой статье, были, остаются и всегда будут необходимы для управления деятельностью других. Они показывают нам, как менеджеру стоит распоряжаться своим временем.
Семью главными навыками и задачами менеджмента являются:
Планирование
Постановка целей
Принятие решений
Делегирование
Поддержка
Коммуникация
Контроль выполнения плана
Правильное планирование предотвращает плохие результаты
Правило пяти «п» — правильное планирование предотвращает плохие показатели — представляет собой исходное начало менеджмента.
Планирование необходимо любой компании, хотя чаще всего оно игнорируется в небольших фирмах. Отсутствие плана приводит к реактивному менеджменту «впопыхах», который чаще всего можно встретить в маленьких фирмах.
План должен существовать в письменном виде. Время от времени вы слышите от кого-то: «У меня есть план. Он у меня тут, в голове», — говорят они, стуча себя по лбу указательным пальцем. У них нет плана. У них есть только идея. Идея может существовать у человека в голове, но план должен быть изложен на бумаге.
В бизнесе существуют различные виды планов, но все они служат одной цели — созданию порядка и дисциплины. План позволяет вам рассматривать будущее в настоящем времени. Те, кто не любит планировать, часто ссылаются на непредсказуемость будущего как на причину, чтобы ничего не планировать. Но несмотря на неизвестность будущего, планирование — мысли о будущем, доставка ресурсов в нужное место, свершение определенных шагов и разработка планов на случаи непредвиденных ситуаций — уже доказало свою значимость.
Большинство планов содержат в себе следующие элементы:
Цель и измерение расстояния до цели
Оценка окружающей среды
Определение сильных и слабых сторон компании
Определение количества существующих и необходимых ресурсов
Серия задач, которые продвинут компанию к цели
Механизм для измерения достижений
Постановка целей: куда идти?
У вас должны быть цель, стремление, намерение перед тем как вы начнете действовать. И что не менее важно, это должна быть правильная цель.
Цели могут быть следующими:
Цель бизнеса: стать крупнейшим экспортером автомобилей в Канаду к 2009 году.
Финансовая цель: увеличить чистую прибыль до 8% от объема продаж в следующем году.
Маркетинговая цель: увеличивать свою долю на рынке безалкогольных напитков на один процент в каждые последующие три года.
Личная цель: стать начальником отдела маркетинга в течение пяти лет.
Каждый из этих примеров показывает три характеристики хорошей цели. Каждая из них:
Конкретная
Измеряемая
Ограниченная во времени
Конкретная цель стоит далеко от кричащих заявлений быть «крупнейшим», «лучшим», «иметь лучшее качество» или других красиво звучащих прилагательных. Она четче и выражается более конкретно. Даже цель, связанная с размерами предприятия, — быть «крупнейшим экспортером автомобилей в Канаду» — является конкретной (и измеряемой).
Цель должна быть измеряемой, чтобы вы могли знать, достигли вы ее или нет. Когда возможно, продуманные цели выражаются в цифрах: то есть в долларах, процентах или численном росте или спаде. Некоторые цели не могут быть измерены численно, но они все равно могут быть четкими, как в варианте «быть начальником отдела маркетинга».
Ограниченная во времени цель имеет свои крайние сроки. Я даже не рассматриваю цель как цель, если у нее нет срока исполнения. Срок исполнения мотивирует тех, кто должен достичь цели. Это создает энергию и безотлагательность.
Цели должны быть адекватной величины: быть достаточно большими, чтобы воодушевить людей, но достаточно маленькими, чтобы быть достигаемыми. Крошечные цели никого не вдохновят, но крупные цели овладевают воображением. Большие цели создают ощущение выполнения миссии, а чувство миссии создает мотивацию. Мотивация толкает вперед энергию людей и увеличивает их приверженность делу.
Помните однако, что ни одна цель не может оставаться постоянной. В 1970-е годы Citibank, агрессивный Нью-йоркский банк, поставил перед собой цель роста на 15 процентов в год. С такими темпами этот огромный банк увеличивался в два раза в размерах каждые 5 лет и через 15 лет собрал бы все вклады Нью-Йорка. Так что достигать эту цель в течение более чем нескольких лет было бы просто невозможно, но это сослужило хорошую службу банку в то время.